
Emlak ofisi sahiplerinin en önemli görevlerinden biri, ofis cirosunu artırabilecek yeni yöntemler, sistemler ve “oyuncular” yani danışmanlar bulmak, onları yetiştirmek ve geliştirmektir. Bu süreç boyunca ofisin genel kontrolünü elinde tutabilmek, müşteri memnuniyetini yüksek seviyede korumak ve müşteri kaybını en aza indirmek de kritik bir öneme sahiptir. Tüm bu hedeflere ulaşırken, Emlak CRM yazılımları size büyük kolaylık sağlayabilir. Bu yazımda, kendi deneyimlerimden yola çıkarak, bir Emlak CRM programının ofis cirosuna etkisinden ve piyasada bulunan CRM çözümleri arasından size en uygun olanı seçerken dikkat etmeniz gerekenlerden bahsedeceğim. Ayrıca benim kullandığım ve şiddetle tavsiye ettiğim Datafili CRM programına dair deneyimlerimi de paylaşacağım.
Neden Emlak CRM Programlarına İhtiyaç Duyarız?
Öncelikle merhaba, ben Ufuk Saçıntı. Sektörde 14 yılı geride bırakmış bir emlak ofisi sahibiyim. Bu süre içinde birçok yeni emlak danışmanı yetiştirdim, birlikte önemli başarılara ulaştım ve bu başarıların bir kısmını da “zor yoldan” edindiğim tecrübeler sayesinde elde ettim. Son 3 yıldır Coldwell Banker Eva ofisi olarak Sakarya Serdivan bölgesinde hizmet veriyoruz. 2024 yılında Anadolu Bölgesi’nin en yüksek ciro üreten 3. ofisi olduk.
20 kişilik bir danışman kadrom var. Konut uzmanları, villa uzmanları, arsa-arazi ekipleri gibi çeşitli uzmanlıklara sahip küçük ekiplerimiz ve ayrıca proje satışı konusunda güçlü bir kadromuz bulunuyor. CRM ihtiyacımız öncelikle proje satışlarında ortaya çıktı. Görüştüğümüz müşterileri bir sonraki projede de aramak istiyor, ancak zaman içinde müşterilerin taleplerini unutmaya başladığımızı fark ediyorduk. Burada CRM’in önemi, müşterilerle kurulan tüm iletişimleri sistemli bir şekilde kayıt altına almaktan geliyor.
Bir emlak ofisinin gücünü anlamanın basit bir yolu vardır: Bugün elinizdeki tüm portföyleri kaldırsak ve “Elinizde kaç alıcı veya yatırımcı adayı var?” diye sorsak, net bir rakam verebilir misiniz? Ya da satıcı adaylarına ilan portalları ve afişler (brandalar) dışında ne gibi çözümler öneriyorsunuz? Ofisimizde “Bir portföyü ilk hafta kaç kişiye sunabiliyorsak o kadar güçlüyüz” diye düşündük. Bu nedenle alıcı adaylarını kayıt altına almak, kategorize etmek ve kolayca sorgulamak çok önemli hale geldi. İşte bu nedenle Emlak CRM programlarını araştırmaya başladık.
Piyasada Bulunan Emlak CRM Programları: Önemli Kriterler
Yeni bir Emlak CRM programı seçerken aklımızda ilk olarak şu sorular vardı:
- Kullanım Kolaylığı: Emlak ofisinizde herkesin rahatlıkla kullanabileceği bir arayüz, uzun vadede en büyük avantajı sağlar. Çünkü en iyi özelliklere sahip CRM yazılımı bile ekibiniz tarafından benimsenmezse, hiçbir işe yaramaz.
- Mobil Uyum ve Erişim: Danışmanlar sık sık sahada olduğu için, her yerden ve her cihazdan sisteme erişebilmek büyük önem taşır.
- Müşteri ve Portföy Yönetimi: Müşteri taleplerini, portföy bilgilerini, görüşme notlarını ve hatırlatmaları tek bir ekranda veya kolay sekmelerde takip edebilmek büyük kolaylık sağlar.
- Raporlama ve Analiz: Ekibinizin performansını ölçmek, hangi danışmanın ne kadar portföy ve müşteri yönettiğini görebilmek, haftalık veya aylık satış/pazarlama analizlerini yapabilmek cironuzu artırmak adına kritik veriler sunar.
- Otomasyon: Özellikle proje satışlarında veya toplu e-posta, SMS, WhatsApp gibi iletişim kanallarında otomasyon kurguları kurabilmek vakit kazandırır.
- Müşteri Desteği ve Eğitim: CRM’i etkin kullanmak için ekibinizin iyi bir eğitim alması ve programı üreten veya satan firmanın size hızlı destek verebilmesi gerekir.
Özellikle benim nazarımda, kullanım kolaylığı birinci sırada gelir. Çünkü sahada çalışan, onlarca görüşme yapan ve sürekli farklı portföyleri takip etmek zorunda olan danışmanlar, karmaşık bir program kullanmaya üşenir ya da zaman bulamaz. Dolayısıyla CRM programınızın arayüzü, sade ve anlaşılır olmalıdır.
Benim Tercih Ettiğim Emlak CRM Programı
Uzun araştırmalar, farklı programları denemeler, ekibimden gelen geri bildirimler sonucu; Datafili ile yolumuza devam etmeye karar verdik. Peki neden Datafili?
-
Basit ve Kullanıcı Dostu Arayüz
Danışmanlarımın, müşteri bilgilerinden portföylere, tekliflerden sözleşmelere kadar her şeye tek tıkla ulaşabilmesi büyük bir konfor sağlıyor. Datafili, karmaşık paneller yerine net ve sade menüler sunuyor. -
Gelişmiş Müşteri Yönetimi
Müşteri taleplerini sistemli bir biçimde kaydetmek, kategori ve etiketlerle takip etmek mümkün. Örneğin, “Villa arayanlar”, “Yatırım amaçlı arazi düşünenler” veya “Proje lansmanı için bekleyenler” gibi gruplar oluşturabiliyor, bu adaylara uygun portföy çıktığında otomatik bildirim veya hatırlatma ayarlayabiliyoruz. -
Otomasyon Seçenekleri
Datafili’de toplu SMS ve e-posta göndermek, etkinlik hatırlatmaları kurmak ve farklı iş akışlarını (workflow) otomatikleştirmek oldukça kolay. Bu sayede özellikle proje lansmanlarında, tek tek telefonla arama yapmaya ek olarak, profesyonel ve hızlı bir iletişim ağı kurabiliyoruz. -
Ekip ve Performans Takibi
Ofiste 20 danışman olduğu için, herkesin performansını aynı anda takip etmek ve anlık rapor almak oldukça önemli. Datafili, danışmanların günlük, haftalık ve aylık performansını net olarak görebileceğiniz raporlama ekranlarına sahip. Bu raporlar, ekip toplantılarımızda yol gösterici oluyor. -
Mobil Uygulama ve Sürekli Erişim
Sahada olduğumuz anlarda bile cep telefonumuzdan veya tabletimizden Datafili’ye girerek not alabiliyor, anında işlem yapabiliyoruz. Müşteriyle telefonda görüşürken aynı anda Datafili üzerinden bilgileri güncellemek işleri inanılmaz hızlandırıyor. -
Destek ve Eğitim
Datafili ekibi, kurulum ve eğitim sürecinde oldukça yardımcı oldu. Danışmanlarımın programa hızlı adapte olması, iş yükümüzü hafifletip zaman kazandırdı. Yaşadığımız herhangi bir soruna da çabucak çözüm üretiyorlar.
Datafili’nin Ofis Cirosuna Etkisi
CRM kullanımının ofis cirosuna doğrudan etkisi çoğu zaman “takip ve yönetim” becerisiyle doğru orantılıdır. Datafili sayesinde:
- Satış Döngümüz Kısaldı: Müşteri talepleri organize bir şekilde takip edildiğinden, doğru kişiye doğru portföyü sunma şansımız arttı. Bu, satışların daha hızlı gerçekleşmesini sağladı.
- Müşteri Memnuniyeti Arttı: Unutulan görüşmeler, atlanan randevular artık minimuma indi. Datafili üzerinden gelen bildirim ve hatırlatmalar sayesinde hiçbir müşteri gözden kaçmıyor.
- Ekibin Motivasyonu Yükseldi: Danışmanlar performanslarını net görüp analiz edebiliyorlar. Gerekirse hangi noktada desteğe ihtiyaçları olduğunu görebiliyor ve ona göre strateji geliştirebiliyorlar.
- Daha Fazla Müşteri Önerisi (Referans): Düzgün takip edilen müşterilerin memnuniyeti artınca, doğal olarak referanslar da artıyor. Bu da yeni müşterilerin ofisimize gelmesini sağlıyor.
Hangi Emlak CRM Sizin İçin Uygun?
Elbette herkesin ofis düzeni, büyüklüğü ve ihtiyaçları farklı olabilir. Ancak Emlak CRM seçerken bence şu noktalara mutlaka dikkat etmelisiniz:
- Ofis İşleyişinizi Yansıtabiliyor mu?
Ekibinizin çalışma yöntemlerine, iş akışlarına ve satış stratejilerine uygun bir CRM seçin. Standart paketler yerine, size esneklik sunan bir yapı daha işlevsel olacaktır. - Entegre Olabilecek mi?
Kullandığınız ilan portalları veya diğer yazılımlarla entegre çalışmak, veri girişini azaltır ve iş yükünüzü hafifletir. - Kullanıcı Deneyimi ve Mobil Uyum
Danışmanlarınızın, internet olan her yerde sistemi verimli kullanabilmeleri gerekir. Kullanıcı deneyimi “soğuk” ya da “zorlayıcı” bir program, ekipte benimsenmez. - Fiyat/Performans Dengesi
En pahalı CRM her zaman en iyisi demek değildir. Bazı uygun fiyatlı çözümler, ofisiniz için fazlasıyla yeterli olabilir. Burada önemli olan, tam olarak hangi özelliklere ihtiyaç duyduğunuzdur. - Destek ve Eğitim
Programı aldığınız yerde destek ekibinin hızlı dönüş yapması, danışmanlara eğitim verilmesi, kurulum sürecinin sorunsuz ilerlemesi ofis içinde büyük fark yaratır.
Neden Datafili?
Emlak ofisinizin performansını artırmak ve operasyonel anlamda düzenli ilerlemek için bir CRM kullanmak günümüzde neredeyse zorunlu hale geldi. İşte bu noktada Datafili devreye giriyor. Hem saha çalışması yapan danışmanların hem de ofis içerisinde veri yönetimiyle görevli ekip arkadaşlarımın işlerini ciddi biçimde kolaylaştıran, kullanımı son derece pratik ve güçlü bir Emlak CRM yazılımı. Kendi ofisimde, Datafili sayesinde müşteri memnuniyetini üst seviyede tutuyor, iş akışlarımızı çok daha verimli hale getiriyoruz.
Esnek Özelleştirme Seçenekleri
Datafili’yi kullanırken, müşterilerimizden hangi bilgileri almak istiyorsak buna göre sistemi özelleştirebiliyoruz. Örneğin; “Urla Bademler’de Satılık Villalar” adında bir proje açıp, müşterilerin meslek bilgilerini özellikle takip etmek istersek, proje soruları arasına “Müşteri Mesleği” gibi bir alan eklemek mümkün. Bu sayede, hangi dönem içinde kaç doktor, avukat, mühendis veya farklı meslek gruplarından müşteriyle görüştüğümüzü raporlayabiliyoruz.
Detaylı Raporlama ve Performans Takibi
Datafili, “Bu yıl hangi bölgede ve hangi bütçede kaç müşteriye hizmet verdik?”, “Ofisimizdeki hangi danışman kaç görüşmeden kaç satış üretebiliyor?”, “Başarı ortalaması nedir?” gibi kritik soruların yanıtlarını hızlı bir şekilde almanıza olanak tanır. Toplu veya manuel veri yükleme seçenekleri sayesinde müşteri bilgilerini kolayca sisteme aktarabilir, bu verileri farklı kriterlere göre filtreleyebilirsiniz. Böylece ofisinizin performansını sürekli ölçüp gerekli aksiyonları zamanında alabilirsiniz.
Kendi İhtiyaçlarınıza Göre Şekillendirin
Bir yazılımcı gibi yeni özellikler eklemenize gerek kalmadan, Datafili üzerinde pek çok alanı ofis ihtiyaçlarınıza göre yeniden düzenleyebilirsiniz. Bu sayede programı her seferinde kendinize en uygun hâle getirerek kullandıkça daha da verimli bir sisteme sahip olursunuz.
Google Takvim Entegrasyonu ve Günlük İş Planları
Datafili ile oluşturduğunuz tüm hatırlatmaları Google Takvim’le entegre edebilir, ofisinizin veya danışmanlarınızın günlük iş planını tek bir yerden yönetebilirsiniz. Böylece randevu veya hatırlatmaların gözden kaçma olasılığı ortadan kalkar, herkes iş planını en verimli şekilde organize eder.
Otomasyon ve Hızlı Destek
Raporlama, otomasyon ve entegrasyon gibi hayati konularda Datafili oldukça tatmin edici özellikler sunar. Toplu SMS ve e-posta göndermeden tutun, farklı iş akışlarını (workflow) otomatik hale getirmeye kadar birçok konuda zamandan tasarruf sağlar. Ayrıca müşteri memnuniyetine verdikleri önem ve hızlı destek süreçleri de oldukça övgüye değer.
Deneme Sürümü İle Test Edin
Eğer bir Emlak CRM programı arayışındaysanız, Datafili.com’u mutlaka değerlendirmenizi öneririm. Size uygun olup olmadığını anlamanın en iyi yolu, deneme sürümü veya demo talep ederek ekibinizle birlikte test etmektir. Benim deneyimime göre, bir kere Datafili ile çalışmaya başladıktan sonra “Daha önce nasıl CRM’siz çalışıyormuşuz?” diye düşünmeniz işten bile değil.
Başarılı satışlar ve yüksek cirolar dilerim!