Datafili
Datafili Sistemi Röportajı
Ufuk Bey, Datafili sistemiyle ilgili genel bir bakış sunar mısınız? Ofisinizde bu sistemi nasıl kullanıyorsunuz?
Şöyle anlatayım: Datafili, ofisime gelen tüm müşteri datasını tek bir yerde toplamama olanak sağlıyor. İlan portallarından mı geldi, afişten mi geldi, tanıdık vasıtasıyla mı geldi… Kaç alıcı var, kaç satıcı var hepsini bir bakışta görebiliyorum. Müşterileri nasıl segmentleyeceğim tamamen bana kalmış; bütçesinden tutun, oturum amacına kadar her detayı kendim sorabiliyorum. Bu esneklik müthiş bir rahatlık sunuyor.
Peki müşteri segmentasyonu tarafında tam olarak nasıl bir özgürlüğünüz var? Nasıl sorular tasarlıyorsunuz?
Mesela alıcı adayının nasıl bir müşteri olduğunu anlayabilmek için ‘Müteahhit misiniz, Yatırımcı mısınız, Oturum amaçlı mı alıyorsunuz, Urla deniz tarafıyla mı ilgileniyorsunuz?’ gibi sorular oluşturdum. Yanıtlarını da yine ben belirliyorum: Müteahhit, Yatırımcı, Oturum amaçlı alıcı, Urla deniz tarafı gibi. Yani benim ofisin ihtiyaçlarına tam uyacak soruları ve cevap seçeneklerini kendim tanımlayabiliyorum.
Telefon trafiğini Datafili’ye nasıl entegre ediyorsunuz? Bu konuda neler değişti?
Eskiden ofise gelen aramalarda müşteri bilgisini anında sisteme geçirmek zor oluyordu; danışman meşgulse kaçabiliyordu. Şimdi Datafili üzerinden asistanım gelen tüm aramaları kayda alıyor ve danışmanlara yönlendiriyor. Böylece hiçbir müşteri datasını kaçırmıyoruz. Sonra o müşteriyle ilgili her detayı sisteme yazıyoruz. İsim mi unuttuk, ‘kıvırcık saçlı hemşire kadın’ diye not almışız, Datafili’de aradığımızda tüm bilgileri anında bulabiliyoruz.
Anladığım kadarıyla müşteri notlarının aranabilir olması çok fayda sağlıyor. Peki randevularınızı nasıl yönetiyorsunuz?
Sisteme hatırlatıcılar tanımlayabiliyoruz, mesela müşteriyle 2 hafta sonra tekrar görüşmemiz gerektiğinde Datafili bana otomatik hatırlatma çıkartıyor. Ayrıca randevular Google Takvim’le entegre, dolayısıyla günlük planı kaçırmak imkânsız hale geldi. Ofiste kim ne randevusuna gidecek, hepsi net şekilde ortada.
Yeni gelen portföyleri de bu sistem üzerinden mi eşleştiriyorsunuz?
Elbette. Diyelim ki elimde yeni bir daire veya arsa var, bakıyorum hangi müşteriler daha önce benzer bir portföyle ilgilenmiş, kimlerin bütçesine uyuyor… Onları hemen haberdar ediyorum. Bu da ofisimizin profesyonelliğini artırıyor. Müşteriler, ‘Bunlar işi iyi takip ediyor’ diye düşünüyor. Yani Datafili, aradaki köprü gibi çalışıyor.
Proje bazlı çalışmalardan da bahsettiniz. Sistem o konuda da esnek mi?
Kesinlikle öyle. Yani ‘Alıcı Takip’, ‘Satıcı Takip’ gibi klasik projelerin yanı sıra ‘Kıbrıs Proje Satışları’, ‘Stüdyo 99’ veya ‘Çanakkale Parseller’ gibi özel başlıklarla da ayrı projeler açabiliyorum. O projeyi isteyen müşterilerimin datası elimde kalıyor, ileride benzer projeler çıktığında tekrar kullanabiliyorum. Böylece bir nevi proje hafızası oluşuyor diyebilirim.
Ekip yönetimi ve performans takibi açısından Datafili size hangi imkânları sunuyor?
Ofisim içinde projelere göre ekipler atayabiliyorum. Mesela bir FSBO projesi açtım diyelim, hangi ekibin kaç telefon araması yaptığı, kim daha çok portföy buldu, danışmanların başarı ortalaması nedir… Bütün bunları raporlar halinde görebiliyorum. Ekipler arası tatlı bir rekabet doğuyor, bu da motivasyonu yükseltiyor.
Son olarak hedef ve ciro yönetimi nasıl işliyor? Datafili bu konuda yardımcı oluyor mu?
Tüm iyi pazarlamacılar bilir ki hedeflerin bir matematiği vardır. Danışmanımın ortalama başarı oranını, aylık ciro hedefini biliyorsam, ‘Günde şu kadar kişiyle temas etmeniz lazım’ gibi net bir plan çıkarabiliyorum. Datafili’nin raporları sayesinde rakamlara hâkim oluyorum; dolayısıyla danışmanlara da sağlıklı günlük iş planı sunabiliyorum. Böylece ofis olarak hedeflerimize çok daha bilinçli şekilde ilerliyoruz.
Ufuk Bey, hem ofisinizin hem de danışmanlarınızın iş yükünü bu kadar düzenli hale getiren bir sistem kurduğunuz için teşekkür ederiz. Paylaştığınız bilgiler emlak sektöründe dijital dönüşümün önemini çok net ortaya koyuyor.
Ufuk Bey: Ben teşekkür ederim. Datafili gibi esnek bir sistem sayesinde hem iş verimliliği artıyor hem de müşteri memnuniyetinde ciddi bir yükseliş oluyor. Herkese tavsiye ederim.